Tri signály, že gastroprevádzka potrebuje digitalizáciu.
Personál prepisuje objednávky, zásoby sa riadia odhadom a majiteľ dokončuje prácu za zamestnancov. Podľa skúseností odborníkov zo Storyous ide o časté problémy gastroprevádzok, ktoré spomaľujú obsluhu, zvyšujú náklady a obmedzujú čas na riadenie podniku. Ak sa opakujú, signalizujú potrebu zmeny. Digitalizácia môže tieto činnosti prepojiť, obmedziť zbytočnú prácu a vytvoriť viac priestoru na hostí aj lepšie hospodárenie.
Rovnaká informácia sa zapisuje viackrát
Papierová objednávka, jej prepis do pokladne a osobitné odovzdanie pokynov kuchyni. Viacero úkonov, ktoré trvajú niekoľko minút a vytvárajú priestor na omyl. Náprava môže zdržať ďalšie objednávky, zvýšiť tlak na tím a odviesť obsluhu od hostí. Stoly zostávajú dlhšie obsadené a nespokojnosť môže ovplyvniť aj rozhodnutie hosťa vrátiť sa.
„Kolotoč problémov sa v bežnej gastroprevádzke často rozbehne už pri prijatí a odovzdaní objednávky. Jedna nepresnosť potom zamestná viacero ľudí a naruší aj prácu, ktorá s pôvodnou chybou nesúvisela. Každý procesný krok ovplyvňuje využitie pracovného času, surovín, energií aj kapacity prevádzky. Pri chybe preto nestačí spočítať cenu jedla pripraveného znova. Podnik platí aj za nápravu a môže prísť o objednávky, ktoré tím už nestihne vybaviť,“ vysvetľuje Dominik Matejka, Sales Leader Storyous na Slovensku.
Opakované chyby pri odovzdávaní informácií sú relevantným momentom, kedy by majiteľ prevádzky mal pomýšľať na digitalizáciu celého postupu. Majiteľ by mal hľadať ucelené riešenie: rezervácie pomáhajú pripraviť tím, objednávka od stola smeruje priamo do kuchyne či na bar a platba sa automaticky priradí k účtu. Hosť môže zaplatiť pri stole kartou alebo cez QR kód, pridať sprepitné a dostať účtenku. Údaje sú pripravené na uzávierku aj vyhodnotenie.
Zásoby sa odhadujú, straty zostávajú skryté
„Pri rozhovoroch s majiteľmi a prevádzkarmi sa stretávame aj s presvedčením, že po rokoch praxe poznajú svoje zásoby natoľko dobre, že pravidelné inventúry nepotrebujú. Skúsenosti však nenahradia porovnanie evidencie so skutočným stavom. Bez kontroly môžu zostať skryté straty z nepresného porcovania, nezapísaného odpadu či chyby pri príjme tovaru. Nepresný prehľad navyše komplikuje rozhodovanie o nákupoch. Nadbytočné zásoby viažu peniaze a môžu sa znehodnotiť, zatiaľ čo chýbajúce suroviny narúšajú prípravu jedál a obmedzujú ponuku pre hostí,“ vysvetľuje Dominik Matejka zo Storyous.
Nevysvetlené rozdiely medzi evidovanou a skutočnou spotrebou sú tiež signálom na zmenu. Digitálne prepojenie skladu s pokladňou umožňuje odpočítavať suroviny podľa receptúr, automatizovať naskladnenie od podporovaných dodávateľov a evidovať odpisy. Vyžaduje správne receptúry, aktuálne nákupné ceny a zodpovednosť za evidenciu. Fyzickú kontrolu zásob nenahrádza.
Digitalizácia inventúr môže podľa odhadu Storyous ušetriť až osem hodín týždenne, podľa rozsahu skladu a pôvodného postupu. Spoločné prehľady predajov, spotreby, marží a zliav za rôzne obdobia aj pobočky pomáhajú upravovať nákupy a ponuku. Pri posudzovaní celkovej ziskovosti však treba zahrnúť aj mzdy, nájom, energie a ďalšie náklady za rovnaké obdobie.
Majiteľ zastupuje tím a neriadi podnik
V gastroprevádzkach sa často stáva, že majiteľ či prevádzkar dokončuje úlohy za zamestnancov a brigádnikov alebo opakovane opravuje ich chyby. Tento čas by pritom mal venovať hospodáreniu, plánovaniu a rozvoju. Ak bez jeho zásahu viaznu aj bežné úkony, je čas upraviť rozdelenie práce a podporiť ho digitálnym riadením.
Zavedenie systému musí zahŕňať jasné postupy a praktické zaškolenie celého tímu. Každý má samostatne zvládnuť svoju časť práce a rozumieť tomu, ako na ňu nadväzujú kolegovia. Jednoduché ovládanie a dostupná pomoc zároveň zmierňujú obavy zo zložitosti technológií.
„Majitelia by si mali všímať, aké zaškolenie dodávateľ ponúka. Ešte dôležitejšia je však zákaznícka podpora v čase, keď nastane problém alebo personál potrebuje praktickú radu. Gastro funguje aj večer a cez víkendy, preto má zmysel hľadať podporu dostupnú 24 hodín denne, sedem dní v týždni, ktorá tím prevedie riešením konkrétnej situácie,“ odporúča Dominik Matejka.
Dobre nastavené procesy umožňujú tímu pracovať samostatne a majiteľovi venovať viac pozornosti hospodáreniu aj kvalite služby pre hostí.
O Storyous
Storyous poskytuje technologické riešenia na riadenie gastronomických prevádzok, ktoré využíva viac ako 6 000 podnikov v Česku a na Slovensku. Storyous je komplexný operačný systém pre akýkoľvek typ gastro prevádzky, ktorý prepája objednávky, platby, skladové hospodárstvo a analýzu predaja. Majiteľom a manažérom reštaurácií, kaviarní, barov či hotelových gastroprevádzok pomáha sledovať tržby, kontrolovať marže a zásoby a plánovať chod podniku na základe dát. Riešenie je určené samostatným prevádzkam aj sieťam podnikov. Za Storyous od roku 2021 stojí európska spoločnosť Teya, vďaka ktorej zákazníci získavajú prepojené pokladničné a platobné služby so spoločnou podporou.
Zaslala: Antónia Račková Paričiová.